2 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Офис в облаках: три популярных онлайн-сервиса для управления проектами

Содержание

Путеводитель по облачным офисам

Часть 3: Microsoft Office Web Apps

Облачный офис Microsoft был обнародован значительно позже, чем следовало ожидать: тестовая версия и последующий официальный запуск приходятся на 2009—2010 гг.

Данный продукт будет интересен пользователям SkyDrive, почты Outlook и других связанных служб Microsoft как удобная возможность работы со всеми сервисами в облаке. С другой стороны, приложения Office Web Apps можно рассматривать как онлайн-реализацию пакета Office 365. Обе версии во многом схожи и будут привычны пользователям Office.

Как раз два способа знакомства с онлайн-офисом и предлагаются на странице «Приложения Office Web Apps». Первый из них — «Дома и на учебе», второй — «На работе», для корпоративного использования.

Интерфейс

Очевидно, что дизайн офлайн-версии Office 365 разрабатывался не только под новый интерфейс Windows 8, но также с расчетом на облачный офис. В итоге Office Web Apps в точности повторяет свою офлайновую версию: чистый и простой дизайн, плоские элементы, отсутствие градиентов и прочих визуальных усложнений. Все реализовано по большей части на HTML5.

Преимущества, по сравнению с технологией Flash, оценить несложно. Разработчикам удалось практически повторить интерфейс веб-приложения с удивительной точностью — в отличие от некоторых других облачных офисов, где JavaScript и тяжелые элементы дизайна превращают работу в веб-приложениях в неприятное испытание.

При более тщательном исследовании приложений на предмет ошибок обнаружился один неприятный момент: не всегда корректно работает выделение текста, срабатывает самопроизвольная прокрутка страницы.

Панель инструментов Office Web Apps — уже знакомый интерфейс Ribbon. Основными его чертами можно назвать отказ от системного меню, разделение разделов по вкладкам, а также модульную ленту. Лента Ribbon отлично прижилась не только в офисных приложениях Microsoft, но и во множестве сторонних, в том числе в сервисе Zoho Docs.

Вызывает нарекание «прожорливость» ленты: можно было добавить больше значимых функций без необходимости перехода в соседние вкладки. Так, одна лишь палитра стилей занимает почти половину панели. С другой стороны, благодаря этому сервис будет интересен владельцам сенсорных устройств. Для сравнения, в Google Drive элементы расположены гораздо плотнее друг к другу.

Имеется возможность свернуть ленту. Полностью скрыть верхнее меню с вкладками нельзя, хотя особой надобности в этом нет, так как полоса занимает не так много места.

Инструментарий Word

Опций и вкладок в ленте Ribbon предоставлено меньше, чем в офлайновом Office 365, однако базовая функциональность сохранена. Для сравнения, в текстовом процессоре Word Web отсутствуют разделы «Рецензирование», «Ссылки», а также многие опции, касающиеся оформления.

Основные функции собраны во вкладке «Главная»: работа с буфером обмена, шрифтами, абзац, стили, проверка орфографии. Можно задать язык проверки правописания. Варианты замены отображаются в контекстном меню.

Широкий выбор шрифтов из ОС Windows, с возможностью предпросмотра (без предпросмотра напрямую в тексте). Раздел со стилями остался на привычном месте, однако сохранение пресетов недоступно.

При импорте файла из форматов DOC и DOCX стили переносятся и отображаются в одноименном списке в панели инструментов.

Отступы, ориентация, размер листа настраиваются в разделе «Разметка страницы».

При работе как с таблицами, так и с изображениями доступны вкладки с дополнительными опциями. К рисункам можно применять стили. Максимальный размер таблицы — 10×10 ячеек. Никаких средств по оформлению не предусмотрено. В целом, работа с таблицами, по сравнению с Office 365, существенно ограничена.

Со списком сочетаний клавиш можно ознакомиться в справке. К сожалению, клавиатурные комбинации не актуальны для быстрого перехода между разделами в ленте (как это реализовано по нажатию Alt в офлайн-версии). Также разработчики не удосужились перенести из Office 365 подсказки по горячим клавишам и функциям при наведении на соответствующие кнопки.

Excel

К функциям в их онлайновом исполнении необходимо привыкнуть, поскольку здесь наблюдаются расхождения с MS Excel, нет определенности и привязки к одному языку. Ввод функций возможен только в их англоязычном написании, хотя в списке функций наряду с этим можно обнаружить русские аналоги. Описание функций — опять же, на русском.

Если в Google Sheets есть формы (Forms), то в Excel аналогом является опрос (вкладка «Вставка»). Правда, по интерактивности и удобству Excel значительно уступает. Но здесь речь, скорее, идет о внештатных возможностях табличного процессора.

В разделе «Диаграммы» вкладки «Вставка» можно ознакомиться со списком диаграмм. Конечно, по сравнению с настольным приложением Excel здесь нельзя выбрать на полотне с диаграммой любой элемент и изменить его через контекстное меню; также отсутствует мастер настройки. Тем не менее, построение диаграмм в упрощенном режиме, даже без мастера, не вызывает вопросов. Выделив диаграмму, можно изменить подписи, названия диаграмм, осей и другие параметры — через соседние разделы во вкладке «Диаграмма».

Вот что сказано в справке касательно невозможности построения сводных таблиц в Excel Web App:

«Если вы выполняете анализ данных, требующий более сложных средств, например создаете сводные таблицы или спарклайны, проверяете данные или подключаетесь к внешнему источнику данных, необходимо открыть электронную таблицу в Excel на компьютере».

Такой подход Microsoft к решению проблем не совсем понятен: сложно представить ситуацию, когда пользователь будет по нескольку раз переключаться между онлайн- и офлайн-версией Excel для того, чтобы построить сводную таблицу; скорее, он предпочтет офлайн-приложение.

PowerPoint

На этапе создания документа предлагается выбрать тему и один из вариантов цветовой гаммы. Можно отметить широкий выбор (более тысячи) бесплатных шаблонов в галерее. В дальнейшем настройки темы можно поменять в конструкторе, разметку — во вкладке «Главная» панели инструментов.

Из особенностей работы с объектами можно отметить вставку Microsoft Clip Art, а также фигур SmartArt. Возможности анимации и переходов между слайдами достаточно скромные. Применить изменения можно ко всей презентации, но выделить несколько слайдов в левой боковой панели нельзя.

Для создания примечаний необходимо перейти во вкладку «Вид» и активировать соответствующую опцию в боковой панели. «Примечаниями» разработчики почему-то решили назвать обычные комментарии. К каждому слайду, впрочем, можно добавить и заметку (именно это приходит в голову в связи с примечаниями).

Показ презентации возможен в окне браузера в полноэкранном режиме.

OneNote

С помощью OneNote можно создавать записные книжки и заметки с иерархической структурой, предоставлять доступ к ним другим пользователям. Сразу нужно сказать об ограничениях. Выясняется, что для добавления в запись другого документа, аудио, видео или рукописного текста нужно снова переходить в настольную версию OneNote.

Приходятся констатировать, что возможности OneNote оставляют желать лучшего и не дотягивают до онлайн-версии сервиса Evernote. Виной тому очень поверхностная реализация OneNote в составе Web Apps.

Совместная работа

В приложениях Office Web Apps доступна совместная работа пользователей, есть система уведомлений. Список пользователей, которые в данный момент редактируют файл, можно увидеть в статусной панели.

Комментирование в Word Web App — тема для отдельного разговора. В документации эта опция присутствует и подробно описана. В режиме редактирования соответствующей кнопки нет. А вот в режиме чтения, открыв контекстное меню, можно найти опцию «Примечание».

Изменения, сделанные другими пользователями, помечаются цветными маркерами. Главный недочет синхронизации документов заключается в том, что используется неудобная и нетипичная система сохранения, которая не используется в других офисах в обзоре. Документ сохраняет изменения не в режиме реального времени, а при нажатии кнопки «Сохранить». Это, зачастую, приводит к тому, что тот или иной пользователь утрачивает доступ к сеансу.

При публикации ссылки можно указать режим доступа: «Только просмотр», «Просмотр и редактирование», «Общедоступное».

Для предоставления общего доступа нужно указать e-mail пользователя, есть возможность взаимодействия с группами. Для сравнения, в Google Docs можно в порядке предоставления доступа зайти в контакты, создать группу и присвоить ей или выбранным контактам права, после чего уведомления придут пользователям на почту. Здесь все по-другому: e-mail для каждого контакта нужно вводить вручную. Если доступ предоставляется группе, указывается ее e-mail, который предварительно нужно создать в SkyDrive.

Единственная опция, которая регулирует доступ к документу — «Получатели могут изменять». Как было замечено, если документ просматривает неавторизованный пользователь, у которого есть ссылка на публичную версию, его активность никак не идентифицируется — даже если он откроет документ, удалит некоторую его часть и сохранит изменения.

Одним словом, разработчики онлайн-версии Office не учли многие моменты, которые значительно повлияли бы на удобство совместной работы.

Хранение файлов

В связи с отсутствием рецензирования в Word Web App возникает вопрос о наличии контроля версий документов. Несмотря на то, что данной возможности нет в самих офисных приложениях, ее можно отыскать в настройках SkyDrive либо SharePoint, где доступен журнал версий.

Такое разделение важных функций не назовешь удачным, как и журнал версий в целом. Как оказалось, он не позволяет отследить изменения визуально: пользователю доступна лишь хронология документов без минимальной возможности сравнения версий.

Стартовой страницей офиса является не сервис хранения SkyDrive (как в случае с Google Drive, Zoho Docs и их проводниками), а панель быстрого доступа. На ней отображается список недавно открытых документов, папок, ярлыков и других элементов.

Тем не менее, с главной страницы SkyDrive создание документов также доступно.

Замечено, что для редактирования документа нужно совершить больше действий, чем в других офисах, поскольку изначально все файлы открываются в режиме просмотра. Так, если пользователю понадобится открыть несколько десятков документов для редактирования, придется потратить на рутинные действия еще какое-то ощутимое время.

Для сортировки документов можно использовать папки; теги или коллекции не предусмотрены.

Для синхронизации облачного офиса с ПК можно установить приложение, которое доступно для Windows/Mac OS. Исчерпывающее сравнение функций SkyDrive с Диском Google, Dropbox и iCloud доступно в таблице.

Поддерживаемые форматы документов

В настройках SkyDrive можно выбрать серию форматов, в которых файлы будут храниться на сервере:

  • Office Open XML (DOCX, PPTX, XLSX)
  • OpenDocument (ODT, ODP, ODS)

О различиях между форматами можно прочесть здесь.

К списку импорта/экспорта также следует добавить:

  • Формат документов Office 97—2003 (DOC, PPT, XLS)
  • Формат шаблона Word (DOTX) или шаблон Word 97—2003 (DOT)
  • Документ Word с поддержкой макросов (DOCM), шаблон Word с поддержкой макросов (DOTM)

Форматы RTF, HTML и PDF не поддерживаются.

Мобильная версия

Приложение SkyDrive можно установить на устройства под управлением Windows Phone, iOS и Android. Таким образом открывается доступ ко всем данным в облаке. При использовании просмотрщика Office Mobile для Word, Excel и PowerPoint доступно только чтение документов. Тем не менее, на английском языке доступно описание возможностей по созданию и редактированию документов на мобильных устройствах.

Тарифные планы

Все возможности сервиса Office Web Apps доступны бесплатно, в том числе 7 ГБ файлового хранилища. В наличии есть планы хранения SkyDrive с дополнительным дисковым пространством в 20/50/100 ГБ. Начальная цена — 310 руб./год за дополнительные 20 ГБ.

Читать еще:  Приложение «Сбербанк Онлайн» — никаких очередей

Итого

[−] Совместная работа с документами требует пересмотра
[−] Небольшой выбор форматов импорта и экспорта, ограниченный проприетарными
[−] Нет автоматического сохранения, неудобное управление версиями
[−] Функциональные «пробелы» в Excel
[−] Невнятная система комментирования
[+] Отличная совместимость с форматами MS Office
[+] Отзывчивый, стабильный сенсорный интерфейс и удобная лента Ribbon
[+] Тесная интеграция с Office 365 и сервисами Microsoft

ОБЗОР ЛУЧШИХ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ

Мы уж развернуто говорили о лучших приложениях для совещаний, а для чего нам система управления проектами? Даже в небольшой команде с течением времени накапливается такое количество информации, переписок в почте, мессенджерах и комментариев к файлам в облаке, что наступает хаос. Реальности таковы, что быстрорастущие бизнесы должны также быстро реформировать свою систему управления проектами и командной работы. Гибкость и возможности быстрых изменений, комфортных откатов, безболезненной адаптации и оперативной настройки определяют обложку идеальной системы для управления проектом.

При этом важны и ресурсы. Если ваш проект в сети использует виртуальный сервер – он должен отвечать современным ресурсным требованиям: от 2гб оперативной памяти и SSD от 40гб. Самую дешевую подобную конфигурацию для аренды виртуального сервера мы встречали в RU VDS. Есть бесплатный тестовый период и неограниченный объем трафика. Вот ссылка.

А мы представляем вам обзор самых популярных сервисов для создания и управления проектами, актуальные для корпораций и небольших команд.

Как выбрать систему управления проектами

Совместная работа над файлами

Ключевое требование к системе управления проектами — наличие облачного хранилища – мы уже писали об этом в нашем обзоре лучших облачных сервисов для бизнеса. Пользователи должны получать оперативный доступ к базе знаний и другой актуальной информации, иметь возможность использовать свежую версию одного и того же файла и отслеживать изменения реальном времени.

Постановка задач и контроль сроков

Функционал системы управления проектами обязательно должен включать в себя возможность создавать таски, назначать ответственных задачам, ставить дедлайны и контролировать их выполнение. Таким образом система управления проектами дает простой профит – каждый сотрудник будет видеть свой фронт работ, а руководитель – прозрачные объемы и сроки выполнения проекта. Именно в этом, а не в пресловутой многозадачности (мы опровергали этот миф в нашей статье), видится сакральный смысл командной работы.

Если хотите, как и мы, изучить гибкость в проектах и командной работе, посмотрите подборку книг об aglile от «Манн, Иванов и Фербер». Находится она по ссылке.

Коммуникации участников проекта

Огромную роль играют общие дискуссии в рамках команды. В офисах для этих целей придумали опенспейсы, для работы удаленных команд – групповые чаты и командные мессенджеры. Для классного сервиса управления проектами критически важно, чтобы переписки и другое общение внутри команды велись системно – с удобным тематическим делением. Обсуждение рабочих вопросов должно соответствующим образом «бэкапиться», исключая необходимость искать детали проекта по пяти мессенджерам и трем почтовым ящикам.

Не забывайте о безопасности. Если ваша команда общается в Телеграме – используйте VPN для корректной работы мессенджера. На наш взгляд лучший вариант – HideMyName. Недорогой и шустрый. Их сайт здесь.

Лучшие системы управления проектами

Trello

Удобная система управления проектами, простой и универсальный онлайн-инструмент в виде веб-версии trello.com, мобильных приложений для Android и IOS, а также расширения для браузера Google Chrome. О Trello написано много (в том числе и на страницах нашего журнала), приложение остается самым удобным и легковесным решением для командной работы и в 2019 году. Сервис реализован по принципу канбан-доски: пользователь создает доску, на ней списки, внутри которых карточки.

Канбан-доска — принцип представления задач и управления проектом. Идея в том, что задачи представляются карточками на доске, расположенными в несколько столбцов, означающих этапы разработки (производства). В процессе разработки карточка перемещается из столбца в столбец, пока не достигнет последнего, списка “Готово”. Таким образом, визуально контролируется равномерное распределение нагрузки на каждом этапе.

Плюсы Trello

Простота, универсальность и многофункциональность. За это его любят профессиональные руководители проектов и продакт-менеджеры (если хотите примкнуть к таким – посмотрите неплохие курсы от Skillbox по этой тематике).

  • понятный интерфейс;
  • доски и списки настраиваются под проект в любой сфере;
  • карточкам можно назначать ответственных;
  • к карточке прикрепляются ссылки, изображения, файлы, чеклисты, пользователи могут комментировать карточку;
  • Web-clipper позволяет создавать карточку в Trello, подтягивая в нее название веб-страницы, ссылку и иллюстрацию текущего сайта;
  • доступно подключение к Trello сторонних сервисов и надстроек: календарь, Gmail, Google.Drive, Dropbox и другие — о многих сервисах автоматизации мы писали в другой нашей статье;
  • в бесплатной версии нет ограничений по количеству пользователей и персональных досок.

Web Clipper — расширение для браузера, которое сохраняет содержимое сайтов напрямую в сервис, которому принадлежит, не покидая страницу сайта. Может сохранять текст, адрес сайта, иллюстрации.

Недостатки Trello

  • В этой системе управления проектами по умолчанию нет диаграммы Ганта, невозможно оценить прогресс во времени. Это решается подключением плагина Planyway Team Planner (подробнее все в той же статье про Trello) или календаря;
  • в бесплатной версии к каждой доске можно подключить только один сервис, к разным доскам разные;
  • неудобен для крупных проектов: в большом количестве карточек и списков легко запутаться.

Диаграмма Ганта — диаграмма в виде полос, расположенных на оси времени. Используется для планирования проектов и графика работ. Каждая строка диаграммы это этап работ, который начинается, когда заканчивается этап на строке выше. Визуально диаграмма похожа на лестницу.

Тарифы Trello

Бесплатный

  • неограниченное количество персональных досок, списков и карточек в доске;
  • подключение 1 плагина к доске;
  • вложение в карточку — до 10Мб
  • 10 групповых досок.

Business Class — $9.99 в месяц за 1 пользователя

  • неограниченное количество персональных досок, списков и карточек в доске;
  • неограниченное количество плагинов к доске;
  • вложение в карточку — до 250Мб;
  • неограниченное количество групповых досок;
  • дополнительный уровень доступа для пользователей без возможности редактировать, только комментировать;
  • коллекции досок;

Enterprise — $20.83 в месяц за 1 пользователя

  • неограниченное количество персональных досок, списков и карточек в доске;
  • неограниченное количество плагинов к доске;
  • вложение в карточку — до 250Мб;
  • неограниченное количество групповых досок;
  • дополнительный уровень доступа для пользователей без возможности редактировать, только комментировать;
  • коллекции досок;
  • дополнительные возможности администрирования досок, прав доступа и индивидуальная адаптация сотрудников. Легкость в освоении сразу же снискала славу у легкообучаемых представителей поколения Z – мы уже писали об этом в нашей статье о поколении Z.

Скачать Trello

Онлайн-сервис или система управления проектами с веб-версией и мобильными приложениями для Android и iOS. Основан на методологии Agile, представляет собой доску с карточками и является самым популярным среди команд разработки. Jira принадлежит компании Atlassian, которая также владеет Trello.

Плюсы Jira

  • простой и понятный интерфейс;
  • канбан или scrum-доски;
  • возможность создания отчетов;
  • возможность подключения сторонних сервисов, более 1500 расширений: календарь, диаграммы, эксель-таблицы, Dropbox, Trello;
  • интуитивное удобство для профессиональных разработчиков. Если вы только начинаете кодить – попробуйте курсы разработки, там научат обращаться с Jira. Мы рекомендуем профессиональное сообщество программистов Geekbrains;
  • возможность построения диаграммы Ганта.

Недостатки Jira

  • изначально эта система управления проектами рассчитана на специализированные команды разработчиков, включает в себя возможности привязки к коду и не всегда необходимые для других проектов опции.

Тарифы Jira

Стоимость зависит от количества пользователей.

Фиксированный тариф для команды до 10 человек — $10 в месяц;

Гибкая модель:

  • первые 11-100 пользователей — $7 в месяц за человека;
  • следующие 150 пользователей — $5 в месяц за человека;
  • после 250 человек — $1.10 в месяц за каждого последующего пользователя.

Скачать Jira

Asana

Система управления проектами, включающая в себя онлайн-сервис и мобильные приложения для Android и iOS. Позволяет создавать проекты, ставить задачи, назначать им сроки, приоритет (в чем-то похоже на оценку по матрице Эйзенхауэра) теги и ответственных, отслеживать прогресс.

Плюсы Asana

  • возможность разделить сложный проект на сферы деятельности;
  • доступна высокая степень детализации проектов;
  • интуитивно понятный интерфейс;
  • интеграция с Dropbox, Google Drive, Evernote и др.

Недостатки Asana

  • нет русской версии;
  • нет диаграммы Ганта, представления проекта во времени.

Тарифы Asana

Бесплатный

  • 15 пользователей;
  • таски, доски, календарь.

Premium — $9.99 в месяц за пользователя

  • Возможности бесплатного тарифа;
  • до 100 пользователей;
  • таймлайн;
  • кастомизированные шаблоны и поля.

Asana подразумевает тарифы с индивидуальными настройками под специфику проекта и с брендированием.

Скачать Asana

Мегаплан

Российская CRM-система для управления проектами в вебе и мобильных приложениях. Кроме управления проектами, Мегаплан разработан для автоматизации продаж, работы с клиентами и воронкой продаж.

Плюсы Мегаплан

  • возможность интеграции 1С, телефонии;
  • выставление счетов и учет финансов;
  • диаграмма Ганта для представления таймлайна, фиксирование вех проекта;
  • удобный мессенджер для сотрудников и клиентов.

Недостатки Мегаплан

  • Сложная первоначальная настройка;
  • избыточность функций для малых проектов.

Тарифы Мегаплан

От 449 руб/мес. за одного пользователя.

Несколько тарифов двух типов: с размещением в облаке или на собственном сервере клиента. Существуют варианты от простого управления проектом, до контроля воронки продаж, клиентской базы, и настройки бизнес-процессов.

Предусмотрены 2 недели бесплатного доступа.

Скачать Мегаплан

Битрикс24

Самый популярный на постсоветском пространстве СРМ-сервис, схожий с Мегапланом, очень мощная система управления проектами. Исповедует принцип одного окна, включает в себя практически всё, что может понадобится бизнесу, разве что кофе не готовит (а может пора?).

Достоинства Битрикс24

  • возможность настройки сквозной аналитики;
  • возможность настройки воронки продаж;
  • комфортная интеграция корпоративного портала;
  • мессенджер и чат-боты;
  • интеграция с 1С и 1С-Битрикс.

Недостатки Битрикс24

  • во многом избыточный интерфейс;
  • требует ресурсов на обучение и внедрение.

Тарифы Битрикс24

Проект — бесплатно

Проект+ — 999 руб/месяц за пользователя при оплате годовой подписки

Команда — 4990 руб/месяц за пользователя при оплате годовой подписки

  • 50 пользователей;
  • 100Гб в облаке.

Скачать Битрикс24

Basecamp

Популярный онлайн-сервис для управления работой компании. Функционирует веб-версия и мобильные приложения на Android и iOS. Включает списки дел с фирменными отчетами Basecamp, доски, календарь, облачное хранение файлов, групповой чат и клиентский доступ.

Читать книгу от основателей Basecamp.

Достоинства Basecamp

  • простой и понятный интерфейс;
  • автоматическая проверка сотрудников;
  • отчеты по проектам в виде информативных графиков;

  • интеграция Google Календаря и Google Docs;
  • хранение истории версий загруженных файлов.

Недостатки Basecamp

  • невозможно представить проект целиком;
  • нет русскоязычной версии;
  • нет инструментов стратегического планирования.

Стоимость Basecamp

$99 в месяц за всю команду:

  • неограниченное число пользователей;
  • неограниченное число проектов;
  • 500Гб для хранения файлов.
  • существует 30-дневный триал.

Скачать Basecamp

Какую систему управления проектами выбрать?

Совет прост – чтобы понять, что именно подойдет вам, нужно просто пробовать. Почти все приложения дают 7 или больше дней для бесплатного использования для тестирования. В перспективе проект только выиграет, а организованная рутина освободит время для стратегического планирования. Недаром многие сервисы своим девизом считают фразу «упорядоченный бизнес растет быстрее». Так что управляйте проектами и развивайтесь всей командой.

Путеводитель по облачным офисам

Часть 3: Microsoft Office Web Apps

Облачный офис Microsoft был обнародован значительно позже, чем следовало ожидать: тестовая версия и последующий официальный запуск приходятся на 2009—2010 гг.

Данный продукт будет интересен пользователям SkyDrive, почты Outlook и других связанных служб Microsoft как удобная возможность работы со всеми сервисами в облаке. С другой стороны, приложения Office Web Apps можно рассматривать как онлайн-реализацию пакета Office 365. Обе версии во многом схожи и будут привычны пользователям Office.

Как раз два способа знакомства с онлайн-офисом и предлагаются на странице «Приложения Office Web Apps». Первый из них — «Дома и на учебе», второй — «На работе», для корпоративного использования.

Интерфейс

Очевидно, что дизайн офлайн-версии Office 365 разрабатывался не только под новый интерфейс Windows 8, но также с расчетом на облачный офис. В итоге Office Web Apps в точности повторяет свою офлайновую версию: чистый и простой дизайн, плоские элементы, отсутствие градиентов и прочих визуальных усложнений. Все реализовано по большей части на HTML5.

Преимущества, по сравнению с технологией Flash, оценить несложно. Разработчикам удалось практически повторить интерфейс веб-приложения с удивительной точностью — в отличие от некоторых других облачных офисов, где JavaScript и тяжелые элементы дизайна превращают работу в веб-приложениях в неприятное испытание.

При более тщательном исследовании приложений на предмет ошибок обнаружился один неприятный момент: не всегда корректно работает выделение текста, срабатывает самопроизвольная прокрутка страницы.

Панель инструментов Office Web Apps — уже знакомый интерфейс Ribbon. Основными его чертами можно назвать отказ от системного меню, разделение разделов по вкладкам, а также модульную ленту. Лента Ribbon отлично прижилась не только в офисных приложениях Microsoft, но и во множестве сторонних, в том числе в сервисе Zoho Docs.

Вызывает нарекание «прожорливость» ленты: можно было добавить больше значимых функций без необходимости перехода в соседние вкладки. Так, одна лишь палитра стилей занимает почти половину панели. С другой стороны, благодаря этому сервис будет интересен владельцам сенсорных устройств. Для сравнения, в Google Drive элементы расположены гораздо плотнее друг к другу.

Имеется возможность свернуть ленту. Полностью скрыть верхнее меню с вкладками нельзя, хотя особой надобности в этом нет, так как полоса занимает не так много места.

Инструментарий Word

Опций и вкладок в ленте Ribbon предоставлено меньше, чем в офлайновом Office 365, однако базовая функциональность сохранена. Для сравнения, в текстовом процессоре Word Web отсутствуют разделы «Рецензирование», «Ссылки», а также многие опции, касающиеся оформления.

Основные функции собраны во вкладке «Главная»: работа с буфером обмена, шрифтами, абзац, стили, проверка орфографии. Можно задать язык проверки правописания. Варианты замены отображаются в контекстном меню.

Широкий выбор шрифтов из ОС Windows, с возможностью предпросмотра (без предпросмотра напрямую в тексте). Раздел со стилями остался на привычном месте, однако сохранение пресетов недоступно.

При импорте файла из форматов DOC и DOCX стили переносятся и отображаются в одноименном списке в панели инструментов.

Отступы, ориентация, размер листа настраиваются в разделе «Разметка страницы».

При работе как с таблицами, так и с изображениями доступны вкладки с дополнительными опциями. К рисункам можно применять стили. Максимальный размер таблицы — 10×10 ячеек. Никаких средств по оформлению не предусмотрено. В целом, работа с таблицами, по сравнению с Office 365, существенно ограничена.

Со списком сочетаний клавиш можно ознакомиться в справке. К сожалению, клавиатурные комбинации не актуальны для быстрого перехода между разделами в ленте (как это реализовано по нажатию Alt в офлайн-версии). Также разработчики не удосужились перенести из Office 365 подсказки по горячим клавишам и функциям при наведении на соответствующие кнопки.

Читать еще:  OnePlus может выпустить полностью беспроводные наушники в июле

Excel

К функциям в их онлайновом исполнении необходимо привыкнуть, поскольку здесь наблюдаются расхождения с MS Excel, нет определенности и привязки к одному языку. Ввод функций возможен только в их англоязычном написании, хотя в списке функций наряду с этим можно обнаружить русские аналоги. Описание функций — опять же, на русском.

Если в Google Sheets есть формы (Forms), то в Excel аналогом является опрос (вкладка «Вставка»). Правда, по интерактивности и удобству Excel значительно уступает. Но здесь речь, скорее, идет о внештатных возможностях табличного процессора.

В разделе «Диаграммы» вкладки «Вставка» можно ознакомиться со списком диаграмм. Конечно, по сравнению с настольным приложением Excel здесь нельзя выбрать на полотне с диаграммой любой элемент и изменить его через контекстное меню; также отсутствует мастер настройки. Тем не менее, построение диаграмм в упрощенном режиме, даже без мастера, не вызывает вопросов. Выделив диаграмму, можно изменить подписи, названия диаграмм, осей и другие параметры — через соседние разделы во вкладке «Диаграмма».

Вот что сказано в справке касательно невозможности построения сводных таблиц в Excel Web App:

«Если вы выполняете анализ данных, требующий более сложных средств, например создаете сводные таблицы или спарклайны, проверяете данные или подключаетесь к внешнему источнику данных, необходимо открыть электронную таблицу в Excel на компьютере».

Такой подход Microsoft к решению проблем не совсем понятен: сложно представить ситуацию, когда пользователь будет по нескольку раз переключаться между онлайн- и офлайн-версией Excel для того, чтобы построить сводную таблицу; скорее, он предпочтет офлайн-приложение.

PowerPoint

На этапе создания документа предлагается выбрать тему и один из вариантов цветовой гаммы. Можно отметить широкий выбор (более тысячи) бесплатных шаблонов в галерее. В дальнейшем настройки темы можно поменять в конструкторе, разметку — во вкладке «Главная» панели инструментов.

Из особенностей работы с объектами можно отметить вставку Microsoft Clip Art, а также фигур SmartArt. Возможности анимации и переходов между слайдами достаточно скромные. Применить изменения можно ко всей презентации, но выделить несколько слайдов в левой боковой панели нельзя.

Для создания примечаний необходимо перейти во вкладку «Вид» и активировать соответствующую опцию в боковой панели. «Примечаниями» разработчики почему-то решили назвать обычные комментарии. К каждому слайду, впрочем, можно добавить и заметку (именно это приходит в голову в связи с примечаниями).

Показ презентации возможен в окне браузера в полноэкранном режиме.

OneNote

С помощью OneNote можно создавать записные книжки и заметки с иерархической структурой, предоставлять доступ к ним другим пользователям. Сразу нужно сказать об ограничениях. Выясняется, что для добавления в запись другого документа, аудио, видео или рукописного текста нужно снова переходить в настольную версию OneNote.

Приходятся констатировать, что возможности OneNote оставляют желать лучшего и не дотягивают до онлайн-версии сервиса Evernote. Виной тому очень поверхностная реализация OneNote в составе Web Apps.

Совместная работа

В приложениях Office Web Apps доступна совместная работа пользователей, есть система уведомлений. Список пользователей, которые в данный момент редактируют файл, можно увидеть в статусной панели.

Комментирование в Word Web App — тема для отдельного разговора. В документации эта опция присутствует и подробно описана. В режиме редактирования соответствующей кнопки нет. А вот в режиме чтения, открыв контекстное меню, можно найти опцию «Примечание».

Изменения, сделанные другими пользователями, помечаются цветными маркерами. Главный недочет синхронизации документов заключается в том, что используется неудобная и нетипичная система сохранения, которая не используется в других офисах в обзоре. Документ сохраняет изменения не в режиме реального времени, а при нажатии кнопки «Сохранить». Это, зачастую, приводит к тому, что тот или иной пользователь утрачивает доступ к сеансу.

При публикации ссылки можно указать режим доступа: «Только просмотр», «Просмотр и редактирование», «Общедоступное».

Для предоставления общего доступа нужно указать e-mail пользователя, есть возможность взаимодействия с группами. Для сравнения, в Google Docs можно в порядке предоставления доступа зайти в контакты, создать группу и присвоить ей или выбранным контактам права, после чего уведомления придут пользователям на почту. Здесь все по-другому: e-mail для каждого контакта нужно вводить вручную. Если доступ предоставляется группе, указывается ее e-mail, который предварительно нужно создать в SkyDrive.

Единственная опция, которая регулирует доступ к документу — «Получатели могут изменять». Как было замечено, если документ просматривает неавторизованный пользователь, у которого есть ссылка на публичную версию, его активность никак не идентифицируется — даже если он откроет документ, удалит некоторую его часть и сохранит изменения.

Одним словом, разработчики онлайн-версии Office не учли многие моменты, которые значительно повлияли бы на удобство совместной работы.

Хранение файлов

В связи с отсутствием рецензирования в Word Web App возникает вопрос о наличии контроля версий документов. Несмотря на то, что данной возможности нет в самих офисных приложениях, ее можно отыскать в настройках SkyDrive либо SharePoint, где доступен журнал версий.

Такое разделение важных функций не назовешь удачным, как и журнал версий в целом. Как оказалось, он не позволяет отследить изменения визуально: пользователю доступна лишь хронология документов без минимальной возможности сравнения версий.

Стартовой страницей офиса является не сервис хранения SkyDrive (как в случае с Google Drive, Zoho Docs и их проводниками), а панель быстрого доступа. На ней отображается список недавно открытых документов, папок, ярлыков и других элементов.

Тем не менее, с главной страницы SkyDrive создание документов также доступно.

Замечено, что для редактирования документа нужно совершить больше действий, чем в других офисах, поскольку изначально все файлы открываются в режиме просмотра. Так, если пользователю понадобится открыть несколько десятков документов для редактирования, придется потратить на рутинные действия еще какое-то ощутимое время.

Для сортировки документов можно использовать папки; теги или коллекции не предусмотрены.

Для синхронизации облачного офиса с ПК можно установить приложение, которое доступно для Windows/Mac OS. Исчерпывающее сравнение функций SkyDrive с Диском Google, Dropbox и iCloud доступно в таблице.

Поддерживаемые форматы документов

В настройках SkyDrive можно выбрать серию форматов, в которых файлы будут храниться на сервере:

  • Office Open XML (DOCX, PPTX, XLSX)
  • OpenDocument (ODT, ODP, ODS)

О различиях между форматами можно прочесть здесь.

К списку импорта/экспорта также следует добавить:

  • Формат документов Office 97—2003 (DOC, PPT, XLS)
  • Формат шаблона Word (DOTX) или шаблон Word 97—2003 (DOT)
  • Документ Word с поддержкой макросов (DOCM), шаблон Word с поддержкой макросов (DOTM)

Форматы RTF, HTML и PDF не поддерживаются.

Мобильная версия

Приложение SkyDrive можно установить на устройства под управлением Windows Phone, iOS и Android. Таким образом открывается доступ ко всем данным в облаке. При использовании просмотрщика Office Mobile для Word, Excel и PowerPoint доступно только чтение документов. Тем не менее, на английском языке доступно описание возможностей по созданию и редактированию документов на мобильных устройствах.

Тарифные планы

Все возможности сервиса Office Web Apps доступны бесплатно, в том числе 7 ГБ файлового хранилища. В наличии есть планы хранения SkyDrive с дополнительным дисковым пространством в 20/50/100 ГБ. Начальная цена — 310 руб./год за дополнительные 20 ГБ.

Итого

[−] Совместная работа с документами требует пересмотра
[−] Небольшой выбор форматов импорта и экспорта, ограниченный проприетарными
[−] Нет автоматического сохранения, неудобное управление версиями
[−] Функциональные «пробелы» в Excel
[−] Невнятная система комментирования
[+] Отличная совместимость с форматами MS Office
[+] Отзывчивый, стабильный сенсорный интерфейс и удобная лента Ribbon
[+] Тесная интеграция с Office 365 и сервисами Microsoft

100 лучших бесплатных сервисов для бизнеса

В подборке собраны облачные сервисы, имеющие бесплатный тариф и, которые вызывали наиболее позитивные отзывы пользователей. Мы также учли объективные показатели статистики сравнений, посещаемости и упоминание сервисов.

Яндекс.Диск Есть бесплатный тариф Актуальная информация

Бесплатный сервис для хранения файлов и папок с защитой и возможностью расширения облачного пространства.

Переводчик Google Есть бесплатный тариф

Один из популярных сервисов поисковика для перевода любых текстов на 90 языков, а также веб-страниц и документов.

Яндекс.Почта Есть бесплатный тариф Актуальная информация

Бесплатный почтовый сервис с защитой пользователей от спама и вирусов. Предлагает неограниченный объём почты, удобные адреса, перевод писем и проверку орфографии.

Простой бизнес Профессиональный аккаунт Есть бесплатный тариф Актуальная информация

CRM-система для управления всей компанией.

Proficonf Есть бесплатный тариф Актуальная информация

Сервис проведения видеоконференций, онлайн-обучения и вебинаров в браузере

NotiSend Есть бесплатный тариф Актуальная информация

Email, Push и SMS рассылки.

Контур.Эльба Есть бесплатный тариф

Интернет-бухгалтерия для ИП и директора ООО без бухгалтерских знаний.

Priceva Профессиональный аккаунт Есть бесплатный тариф Актуальная информация

Мониторинг цен для интернет-магазинов и брендов.

MakeMail Есть бесплатный тариф Актуальная информация

Сервис для создания адаптивных писем

Estismail Есть бесплатный тариф Актуальная информация

Автоматические email рассылки, конструктор Landing Page и E-commerce в едином сервисе.

ApiX-Drive Профессиональный аккаунт Есть бесплатный тариф Актуальная информация

Онлайн-платформа для самостоятельной интеграции сервисов и систем, без программистов и разработчиков.

Альбато Есть бесплатный тариф Актуальная информация

Интегрирует между собой сервисы для бизнеса без обращения к разработчикам.

Talk Me Есть бесплатный тариф Актуальная информация

Сервис онлайн-чата с легкой настройкой и установкой.

Verbox Есть бесплатный тариф Актуальная информация

Сервис поможет получить информацию о посетителе сайта и превратить его в клиента.

Envybox Есть бесплатный тариф Актуальная информация

Мультисервис из 9 продуктов, повышающих эффективность сайта.

2 сервиса — 1 500 ₽ 750 ₽

МойСклад Профессиональный аккаунт Есть бесплатный тариф Актуальная информация

Облачный сервис управления торговлей для малого и среднего бизнеса. С его помощью можно: управлять продажами и закупками, вести складской учет, автоматизировать розницу, контролировать финансы, работать с базой клиентов.

eSputnik Есть бесплатный тариф Актуальная информация

Сервис автоматизации маркетинга, который позволяет реализовать многоканальные рекламные кампании: Email, SMS, Web-Push, Mobile-Push и Viber-рассылки.

QuintaDB Есть бесплатный тариф Актуальная информация

Конструктор CRM, онлайн базы данных и веб-форм

Telegram Есть бесплатный тариф Премия «DIGITAL RESISTANCE» Выдаётся за исключительный вклад в просвещение населения о способах обхода блокировок с использованием VPN-технологий Мы используем этот сервис в Startpack и рекомендуем его

Защищенный мессенджер, способный синхронизировать переписку и файлы между устройствами, поддерживает статусы сообщений и групповые чаты.

Neaktor Профессиональный аккаунт Есть бесплатный тариф Актуальная информация

Онлайн-сервис для эффективного управления рутинными задачами компании по бизнес-процессам

Draw.io Есть бесплатный тариф Мы используем этот сервис в Startpack и рекомендуем его

Бесплатный онлайн-сервис для создания диаграмм и блок-схем, самых разных форм и структур.

UserEcho Профессиональный аккаунт Есть бесплатный тариф Актуальная информация Мы используем этот сервис в Startpack и рекомендуем его

Облачный сервис для обслуживания клиентов, включает в себя многоканальный хелпдеск, базу знаний, форум отзывов и чат.

СКИФ Есть бесплатный тариф Актуальная информация

Складской и финансовый учет на вашем сайте

ПланФикс Есть бесплатный тариф Актуальная информация

Это конструктор, при помощи которого вы строите систему управления своей командой или компанией. Вы сами определяете, какие бизнес-процессы вы хотите вести в ПланФиксе, и настраиваете их без привлечения программистов.

Google Диск Есть бесплатный тариф Мы используем этот сервис в Startpack и рекомендуем его

Облачное хранилище с опцией многопользовательского доступа к файлам и их совместного редактирования.

DealApp Есть бесплатный тариф Актуальная информация

Облачная платформа для контроля качества, оценки коммуникаций и обучения сотрудников

Бизнес.Ру (Класс365) Профессиональный аккаунт Есть бесплатный тариф

Управление всеми бизнес-процессами в одном сервисе. Полная функциональность для учета склада и торговли со средствами управления розницей и интернет-магазинами, встроенная CRM-система, программа для кассы, SMS и E-mail рассылки.

Nethouse Есть бесплатный тариф

Российская платформа для создания сайтов для бизнеса. Предоставляет полный комплекс услуг, связанных с регистрацией домена, созданием, размещением и продвижением сайта в Интернете.

WhatsApp Есть бесплатный тариф

Веб-сервис для обмена сообщениями, создания групповых чатов и совершения звонков.

МаркетМиксер Есть бесплатный тариф Актуальная информация

Агрегатор прайс-листов для интернет-магазинов с функциями динамического ценообразования

YouGile Есть бесплатный тариф

Современная система управления задачами и общения в больших командах.

Чек-лист | Эксперт Есть бесплатный тариф

Бесплатный сервис для создания и хранения чек-листов. Приватные и публичные чек-листы. Экспорт в PDF и возможность встроить на свой сайт.

MCN Telecom Есть бесплатный тариф

Оператор фиксированной связи и виртуальный оператор мобильной связи (по модели Full MVNO), разработчик программных продуктов. Предоставляет услуги Телефонии, Мобильной связи, Виртуальной АТС, Чатофон и API по доступным ценам в 46 крупных городах России и четырёх странах Европы: Австрии, Венгрии, Германии, Словакии.

Zoom Есть бесплатный тариф

Сервис для видео и веб-конференций, вебинаров и других онлайн-встреч.

Мой Класс Есть бесплатный тариф

CRM для школ и детских центров, онлайн-расписание для сайта и Вконтакте

Entera Есть бесплатный тариф

Онлайн-сервис распознавания первичных бухгалтерских документов.

Точка Есть бесплатный тариф

Банк для предпринимателей с круглосуточной поддержкой.

NetHunt CRM Есть бесплатный тариф

Gmail CRM система для малого и среднего бизнеса. Полная интеграция с сервисами Google позволяет оптимизировать работу с клиентами, улучшать продажи и управлять доходом из почтового ящика.

SplitMyFunds Есть бесплатный тариф

Облачное приложение для учета расходов, доходов и долгов. Ведение совместных счетов. Импорт операций из банков. Статистика по категориям за период. Планирование, установка финансовых целей.

Stripo Есть бесплатный тариф

Онлайн drag-n-drop и HTML емейл-редактор для создания адаптивных электронных писем без знания HTML.

DashaMail Есть бесплатный тариф

Сервис для email-маркетинга с профессиональным редактором писем.

NaPriem Есть бесплатный тариф

Современная замена бумажному журналу записи клиентов: карточки клиентов, онлайн запись, смс напоминания, мобильная версия, демо-доступ и другое.

CleverControl Есть бесплатный тариф

Облачное приложение для удаленного контроля активности сотрудников.

KeepinCRM Есть бесплатный тариф

Простая онлайн CRM система для малого и среднего бизнеса. Инструмент для оптимизации работы с клиентами.

Кейс: полная автоматизация в облаке

14 Апреля 2014

Наша компания — провайдер облачного сервиса МойСклад. Недавно я задумался — насколько активно мы сами используем облачные сервисы в своей собственной работе? Оказывается, все уже перенесено в облако. У сотрудников на компьютерах установлены только Skype и Microsoft Office. Я хочу рассказать, к какой инфраструктуре мы пришли и с чем столкнулись по пути.

Компания начиналось с того, что компании как таковой не было, была только команда. Команда была распределенной, и поэтому мы с самого начала использовали облачное ПО (тогда это называлось SaaS). Все документы, планы и спецификации создавались в Google Drive (тогда еще Google Docs).

Читать еще:  Инструкция по сборке: искусство оригами вокруг нас

Потом сервис запустился и начались его продажи. В качестве CRM мы по привычке использовали табличку в Google Drive. Я искренне думаю, что при небольшом объеме данных это очень хороший инструмент. Он очень наглядный и очень простой, проще чем любые специализированные сервисы типа Highrise CRM. Например, чтобы изменить статус лида, достаточно изменить цвет фона в строке.

Кроме того, таблица — это достаточно гибкий инструмент. Достаточно сказать, что в таблице я сделал импровизированный дэшборд, который показывал KPI продаж: число активных клиентов, ARPU, общий месячный платеж.

Разумеется, полноценные сервисы CRM нужны. Табличка в качестве CRM отлично работала, пока у нас было несколько лидов в день. Приемлемо — когда лидов стало несколько десятков в день. И наконец, когда число лидов увеличилось до сотни в день, работать стало практически невозможно, в основном из-за того, что основные операции типа поиска стали выполняться очень медленно.

Люди по природе очень ленивые, поэтому мы упорно продолжали пользоваться табличкой, пока не уперлись в физическое ограничение: в таблице Google Drive не может быть больше 400 тыс ячеек. Только тогда мы перешли на полноценную Zoho CRM. На сам процесс перехода мы потеряли одну или две недели своего времени. Но после этого мы ежедневно экономим 20-30 минут рабочего времени каждого сотрудника за счет быстрого выполнения базовых операций и интеграции с биллингом МоегоСклада.

Зоопарк сервисов

Естественно, что хочется использовать один универсальный сервис, который будет решать все задачи, стоящие перед организацией. На практике это не очень работает. Связано это с тем, что каждая компания устроена иначе, чем остальные. Невозможно сделать универсальный сервис, который без существенных доработок будет подходить для всех.

Но отдельные подразделения разных компаний похожи друг на друга гораздо больше. Например, отделы продаж в сервисных компаниях работают более или менее одинаково. Поэтому облачные сервисы создают для организации работы конкретного отдела (или даже одного человека). Таким образом они могут успешно решать задачи и при этом быть достаточно стандартными, работать “из коробки”.

В нашей компании четыре отдела: разработка, маркетинг, продажи и поддержка. Мы пришли к тому, что каждый отдел для автоматизации использует свой собственный сервис. JIRA для разработки, Zendesk для поддержки, Zoho СRM для продаж. Отдел маркетинга у нас самый непродвинутый и пользуется только универсальным сервисом для управления задач Trello.

Повторюсь, что хотелось бы использовать один сервис для автоматизации всей компании. Но такого сервиса не существует. Даже для одного отдела может понадобится несколько.

Нам очень нравится собственный сервис МойСклад, но он не предназначен для автоматизации отдела продаж в сервисной компании, такой как наша. Для продаж мы используем Zoho CRM. Но Zoho — американский сервис. Он ничего не знает про наши российские акты и счета-фактуры. Поэтому для документооборота мы используем МойСклад, в результате отделу продаж требуется уже два сервиса.

Помимо упомянутых сервисов, мы используем еще и:

  • Облачную АТС Телфин;
  • Сервис хранения исходных кодов Bitbucket;
  • Сервис email рассылок Unisender;
  • Площадку Mirapolis для проведения вебинаров.

Как вы видите, приходится использовать много отдельных сервисов. Естественно, что весь этот зоопарк хочется как-то интегрировать друг с другом. И это, наверное, самая большая проблема при полном переходе в облака.

У большинства популярных сервисов уже есть стандартные коннекторы для интеграции, но часто их работа по какой-то причине не устраивает. Например, мы не смогли использовать стандартную интеграцию Zendesk (поддержка пользователей) и JIRA (управление разработкой). Сотрудники поддержки работают в Zendesk. Если они считают, что запрос пользователя связан с ошибкой в нашем сервисе, то могут одной кнопкой создать из запроса связанный тикет в JIRA. Это очень удобно. Не очень удобно то, что все изменения в тикете будут автоматически транслироваться в обратно в обращение, и пользователь сможет их увидеть (например, “не будем исправлять — это проблема всего у одного аккаунта”). Поэтому мы не пользуемся этой интеграцией, и сотрудники поддержки копируют заявки из Zendesk в JIRA руками.

Очень многое можно реализовать через API, например, регистрации в нашем собственном сервисе через API автоматически переносятся в CRM. Большинство сервисов предоставляют API. Недостаток этого подхода в том, что работа с API требует квалифицированных разработчиков. Даже у нас — компании, которая занимается разработкой собственного продукта — есть некоторые задачи, до сих пор нерешенные из-за нехватки времени, такие как интеграция нашей CRM с виртуальной АТС. Понятно, что для большинства не-ИТ компаний эта проблема будет еще актуальнее.

Если что-то пойдет не так

Одно из основных опасений, связанных с переходом в облако — полная зависимость от провайдера. Если провайдер примет решение закрыть свой сервис, потребуется миграция на какое-то другое решение, и это может повлиять на работу компании.

Мы столкнулись с такой проблемой, неудачно выбрав сервис для поддержки пользователей. В начале для этого мы использовали российский сервис Solvermate. Он привлекал, прежде всего, ценой и хотя у нас было много претензий к функциональности, мы были готовы мириться с этими недостатками, пока сервис развивался. К сожалению, разработчики приняли решение переориентировать сервис на совершенно другие задачи, а затем полностью закрыли его (на его сайте сейчас продают аэрогрили). При этом я не могу сказать, что это событие негативно повлияло на нашу работу. Провайдер Solvermate за полгода предупредил нас об изменении политики, поэтому у нас было более чем достаточно количество времени для того, чтобы спланировать и провести миграцию.

Другой часто обсуждаемый вопрос — это безопасность. Мы не очень заморачиваемся этим вопросом. Я уверен, что провайдеры, услугами которых мы пользуемся, обеспечивают лучшую защиту данных, чем это сделали бы мы сами. Действительно, за 6 лет два или три раза из-за поломок мы теряли данные, которые хранились на наших ноутбуках. С облачными сервисами такого еще не происходило. Для спокойствия один или два раза в год мы выгружаем самое главное — базу с лидами и клиентами — из CRM.

Надежность — более актуальный вопрос. Мы полностью зависим от интернета в офисе и если он исчезает, работа останавливается. Впрочем, я думаю, что это уже типично для большинства современных бизнесов, не обязательно перешедших на 100% в облако. На случай недоступности критичных отдельных сервисов у нас предусмотрел аварийный “план B”. Например, в офисе лежит несколько мобильных телефонов. В случае каких-то проблем с виртуальной АТС входящие звонки переадресуются на эти мобильные.

Зачем все это?

Теперь я хочу перейти к самому главному — экономическому эффекту. Вообще, в отечественном бизнесе редко считают такие показатели, как TCO, которые помогли бы оценить эффект от перехода в облака. В данном случае у нас есть кейс, для которого можно посчитать экономические показатели.

Прошлым летом у нас возникла необходимость расширить отдел поддержки. Для того, чтобы обеспечить график работы первой линии поддержки без выходных с 8 утра до 8 вечера без выходных нам требовалось нанять несколько новых сотрудников. Мы решили поискать варианты, каким образом можно понизить стоимость этого расширения.

Самый очевидный вариант — услуги внешнего колл-центра. Это выгодно с финансовой точки зрения, но есть существенный недостаток: экспертиза не будет накапливаться. Сотрудников колл-центра постоянно переключают между проектами и этот процесс идет намного более интенсивно, чем естественная и неизбежная ротации сотрудников. Что еще хуже, мы не имели бы возможности контролировать этот процесс. Наверное, если речь идет о продажах бутилированной воды, это не существенно. Но в нашем случае это МойСклад — достаточно сложный сервис и знание продукта должно накапливаться у сотрудников поддержки.

Поэтому мы решили проработать другой вариант: свой мини колл-центр в другом городе. Чтобы выбрать оптимальный город, использовали hh.ru. Мы сделали чарт из топ-10 городов России (+Минск) по числу резюме с названием “оператор call-центра”. Таким образом мы нашли города, в которых проще всего набирать персонал. После этого мы немного изменили ранжирование, учитывая уровень ожидаемых зарплат, и получили шорт-лист с тремя кандидатами: Воронежем, Минском и Нижним Новгородом.

Из трех кандидатов выиграл Нижний Новгород: у него лучшая транспортная доступность, нет дополнительных юридических расходов и политических рисков (в отличие от Минска).

За полтора месяца мы запустили новый колл-центр. Это время включает поиск офиса и сотрудников — уверен, что в Москве мы не смогли бы уложиться в эти сроки. Но главное — за счет фонда оплаты труда и стоимости аренды каждый месяц мы экономим несколько сотен тысяч рублей.

При чем здесь облачные технологии? Из-за того, что все сервисы, которые мы используем, расположены в облаке, нам не пришлось менять абсолютно ничего. Для виртуальной АТС и остальных сервисов совершенно все равно, где физически расположены сотрудники.

Конечно, мы могли бы реализовать все это и на собственной ИТ-инфраструктуре. Но даже не учитывая затраты на ее поддержку, облачная автоматизация оказалась для нас выгодной. Мы не теряли время на управление ПО и запуск нового офиса произошел быстрее, чем можно было ожидать.

Удар по MS Office 365: офис в облаках и на личных серверах

Сегодня облачными технологиями уже никого не удивишь. На просторах интернета можно найти колоссально большое количество таких решений. Чего только стоит нашумевший MS Office 365. Mail.Ru — один из первых, кто подключил его API для своих почтовых сервисов. И все бы ничего, если бы проект Teamlab не переименовался и не переориентировался на open source! Теперь этот проект известен как ONLYOFFICE, и его можно использовать свободно! Ребята из ONLYOFFICE теперь позиционируют свой продукт как универсальный облачный офис, позволяющий управлять почтой, документами, проектами, командой и прочим в едином пространстве. Для работы с сервисом нужен только браузер, еще можно завести XMPP-клиент (серверная часть XMPP встроена в серверный дистрибутив ONLYOFFICE).

Что касается платности, в этом проекте можно купить подписку на техническую поддержку (это стало модно в серьезных IT-решениях, где все работает из коробки). Причем если на портале в разделах пять активных пользователей, то техническую поддержку тебе окажут совершенно бесплатно. Также есть возможность развернуть ONLYOFFICE на облаке проекта, цена в этом случае также зависит от числа пользователей портала. Серверная платформа доступна для развертывания в нескольких вариантах:

  1. Серверная версия Enterprise Edition.
  2. Установка серверной версии Free Edition с помощью сценария автоматической установки.
  3. Community Server — собственно портал.
  4. Document Server — сервер обработки документов.
  5. Mail Server.

Итак, по порядку. Серверную часть Enterprise Edition можно установить для Docker или скачав и развернув один из трех доступных образов виртуальных машин: MS Hyper-V, VMware и VirtualBox. Образы можно скачать с официального сайта. При таком варианте установки потребуется немало аппаратных ресурсов, что не очень радует. Системные требования:

  • процессор двухъядерный с тактовой частотой 2 ГГц или лучше;
  • оперативная память не менее 6 Гбайт;
  • свободное место на жестком диске не менее 40 Гбайт.

И требования к программному обеспечению:

  • Microsoft Hyper-V: версия 6.1 или выше;
  • VMware: VMware vSphere Hypervisor и VMware vSphere Client версии 5.0 или выше;
  • VirtualBox: версия 5.0 или выше.

Даже для виртуалок ONLYOFFICE весьма прожорлив.

Система автоматической установки чуть менее прожорлива, при этом включает в себя весь необходимый набор функций: Community Server, Document Server и Mail Server. Системные требования:

  • оперативная память: не менее 6 Гбайт;
  • процессор: двухъядерный 2 ГГц или выше;
  • файл подкачки: не менее 3 Гбайт;
  • свободное место на жестком диске: не менее 40 Гбайт;
  • дистрибутив: 64-битный Red Hat, CentOS или другой совместимый дистрибутив с версией ядра 3.19 или выше, 64-битный Debian, Ubuntu или другой совместимый дистрибутив с версией ядра 3.19 или выше.

Установка в этом режиме обычно не вызывает большого количества вопросов. По очереди выполняй скрипты. Автоматическая установка с помощью сценария установки.

Нас интересует исключительно ручная установка нужных компонентов по двум причинам. Во-первых, она позволяет выборочно устанавливать необходимые модули. Например, если в твоей инфраструктуре уже есть почтовый сервер, зачем ставить еще один, когда можно подключить просто почтовый аккаунт. Экономия ресурсов и времени, ну и, в конце концов, развернуть — это одно дело, потом это же еще надо обслуживать. Во-вторых, таким образом можно достичь наибольшей гибкости установки. Например, один модуль (Community Server) можно поставить локально на сервер, устанавливая все зависимости, а другой (Document Server) — запустить в Docker. Также присутствует версия для Windows. Здесь, как обычно, все просто: скачали EXE-файл, запустили, далее, далее, далее, готово. По пути задаем настройки. Мы же рассмотрим установку на примере одного из модулей (Document Server) на Debian 8.2. Установка остальных модулей аналогична. В некоторых случаях модули лучше держать на разных серверах. Так, если есть необходимость иметь несколько порталов, можно завести их на один Document Server. На официальном сайте в каждом разделе присутствуют видеомануалы.

  1. Виртуалка или железяка с Debian 8.2 или Ubuntu 14.04 LTS на борту, двумя гигами памяти и 10 Гбайт свободного места на диске.
  2. Настроена сеть, установлены последние обновления.

Установка и настройка

Все описанное также доступно на официальном сайте проекта: инструкция по установке серверной версии Document Server для Linux на локальном сервере. Итак, первым делом добавляем все необходимые ключи и подключаем репозитории.

Вот так нехитро устанавливается модуль Document Server. После этого он будет доступен по IP-адресу хоста, на котором установлен. Уже можно загрузить документ и редактировать его.

Document Server
Онлайн-редактор ONLYOFFICE

По умолчанию сервис работает по HTTP, для запуска по HTTPS необходимо сгенерировать закрытый ключ и SSL-сертификат. И подсунуть в каталоги.

Продолжение доступно только участникам

Вариант 1. Присоединись к сообществу «Xakep.ru», чтобы читать все материалы на сайте

Членство в сообществе в течение указанного срока откроет тебе доступ ко ВСЕМ материалам «Хакера», увеличит личную накопительную скидку и позволит накапливать профессиональный рейтинг Xakep Score! Подробнее

Вариант 2. Открой один материал

Заинтересовала статья, но нет возможности стать членом клуба «Xakep.ru»? Тогда этот вариант для тебя! Обрати внимание: этот способ подходит только для статей, опубликованных более двух месяцев назад.

Александр «Plus» Рак

Участник сообщества OmskLUG. Инженер отдела электронного взаимодействия МКУ «Информационно технического управления».

Ссылка на основную публикацию
Статьи c упоминанием слов:
Adblock
detector